У официальных операторов связи для взаимозачетов с клиентами имеется обычно кроме биллинга еще и 1С для ведения бухучета. Операции, производимые по абонентам-физлицам, организовывать разрешается сегодня в разных форматах:
- Независимо от биллинга на свернутых сведениях, когда все финоперации по физлицам сначала подвергаются обработке на уровне биллинга, а после отражаются на одном официальном контрагенте «физлицо» в 1С. В этом случае из суммы всех платежей «физиков» отнимается определенная сумма, позволяющая вывести баланс в биллинге и 1С в рамки взаимного соответствия. Но это ошибочно, если давать оценку таким действиям с точки зрения налогового учета. Почему? Так как при авансе каждая из финопераций формирует самостоятельным образом добавленную цену. Но они не при каких условиях не должны суммироваться.
- На основании биллинга с первичными бумагами (их еще называют "первичкой") по каждому физлицу. Правильными будут действия именно по такой схеме, учитывая существующее постановление правительственного аппарата N 1137 и иные официальные нормы, обязывающие всегда выставлять авансовые официальные счета-фактуры по каждому без исключения лицу-покупателю.
Иногда после того, как операторский бизнес переходит в руки иного собственника, операторы фирмы переходят от одной вышеописанной схемы к другой, чтобы:
- исключить налоговые риски, которые могут стать серьезной проблемой для собственников бизнеса;
- более четко контролировать сведения в рамках биллинга.
Эксперты утверждают, что бухучет обязан «путем непрерывного, сложного, документального учета всех хозопераций» отражать корректировки в имущественных ценностях и обязательствах компании. Согласно правилам, всегда, когда кто-то направляет в счет компании деньги, фирма обязана выставлять официальную авансовую счет-фактуру, а когда фирма списывает средства – официальную счет-фактуру на процедуру отгрузки.
Специалисты ИТ-сферы полагают, что "первичка" выставляется лишь для того, чтобы предоставить ее покупателям. Ошибочным является мнение, что покупателям эти бумаги не нужны. Официальные счета-фактуры по физлицам обязаны генерироваться и заноситься в спецкнигу покупок, а также в книгу продаж в бухгалтерии самого официального оператора, так как на их базе происходит расчет НДС.
Счета-фактуры в таком случае – это лишь электронные пометки в официальной базе данных. Многие биллинговые спецсистемы могут выставлять счета-фактуры, а также счета. Однако далеко не все биллинговые спецсистемы выставлять могут официальные авансовые счета-фактуры. Кроме того, во многих биллингах спецмодули, выставляемые "первичкой", совсем не обязательны для добавления ко всем без исключения лицевым спецсчетам (либо этот момент не очень строго отслеживается). Если в конечном итоге возникает «дыра» в выставлении бумаг по любому лицевому спецсчету, обнаруживается либо заметный скачок в имеющихся остатках, либо мы обязаны что-то осуществить в уже прошедшем периоде. В любом случае это головная боль. Именно по этой причине то, что зачастую имеется в тиражируемых биллинговых спецсистемах, – это лишь исходные сведения для формирования документации.
Проанализируем пример на основании первого попавшегося нам лицевого счета, по которому имели место платежи (в т. ч. ошибочные), списания, а также возвраты:
- В биллинговой спецсистеме для лицевых официальных счетов имеются спецобозначения, которые позволяют отличить коммерческий лицевой счет от некоммерческого. Задача этих обозначений в том, чтобы исключить риск ошибочной переклассификации. Также эти спецобозначения не позволят ошибочно присвоить одному лицевому счету знак одновременно как коммерческого, так и некоммерческого счета.
- Для первичной бухдокументации формируется своя спецбаза данных, не имеющая никакой связи с биллингом. Реализуются процессы загрузки сведений по состоявшимся платежам, а выставления авансовых счетов-фактур по итогам закрытия рабочего дня. Реализуются процессы загрузки сведений по списаниям и выставлениям счетов-фактур на отгрузку по факту закрытия календарного месяца.
- Спецкнига продаж, официальная книга, отражающая покупки, официальные авансовые счета-фактуры, отгрузочные счета-фактуры, ведомость, отражающая обороты и сальдо, акты сверки и иные официальные отчеты реализуются исходя из сведений "первички". Для контроля обязательными являются служебные официальные отчеты, такие как спецжурнал формирования бумаг, спецплатежи, поступившие на соглашения некоммерческого характера.
- Пометки в спецбазе данных первичных бумаг могут печататься либо же экспортироваться в иные спецсистемы. Значение имеет последовательная нумерация. Нельзя забывать о том, что номера не корректируются, даже если в биллинговой спецсистеме что-то сменилось прошедшим числом.
Обычно специалисты по биллингу интересуются, почему не выводить первичные бумаги в форме спецотчетов по официальной базе биллинга, если имеются записи каждого платежа, а также списания. Эксперты отвечают так: первичные бумаги обязаны быть отдельными сводками, так как между биллинговыми спецоперациями, а также первичными бумагами имеются отношения, которые имеют связь с ранее выставленными бумагами. К примеру, платеж вполне может частичным образом покрывать долг по конкретным счетам-фактурам, а также влиять в некоторой степени на формирование аванса. Отгрузка обязана покрываться из ранее внесенных авансов в таком порядке, в котором они поступали. Однако каждый аванс может покрывать больше одной отгрузки. Связей между разными бумагами много, и они обязаны быть обязательно извлекаемыми для создания ряда отчетов, к примеру, спецкниги покупок. Связь любых нескольких бумаг отражает сумма. В биллинговой системе подобных взаимосвязей нет.
Быть может, в рамках биллинга что-то скорректируется уже прошедшим числом, когда конкретный период уже закрыли, официальные документы уже обнародовались, но сисадмин, специальный скрипт либо влиятельный человек что-то скорректировал (к примеру, дополнительно списал либо дополнительно начислил сумму абоненту). Корректировки прошедшим числом не должны быть выявлены, контролирующая спецсистема на базе "первички" обязана проинформировать о нарушениях и обязана предложить помощь в восстановлении соответствия. Когда период закрылся и это успешно отразилось в бухгалтерии – все биллинговые сведения должны совпадать с историей.
Запрещено что-либо делать по первичной документации в бухгалтерии, внутри самой биллинговой системы, либо в рамках 1 С. Почему же? Потому что база первичных бумаг не зависит от сведений биллинга. Процедуры загрузки изучают сведения абонентов, которые измениться не могут. Ведь разумеется, физлицо никак не сможет стать юрлицом, а некоммерческий официальный счет никак не сможет стать коммерческим, например. Если возникает неуточненный вид списаний либо пополнений, отображается ошибка. В спецбазе «первички», как и в бухучете, не может возникать никаких неопределенностей. Что касается финотчетности в официальных холдингах, разумнее всего собирать сведения в спецхранилища из базы первичных бумаг (если она имеется).
